(本文原刊於「全國新書資訊月刊」115 期)
一談到個人知識管理，我們常常會從各種搜尋或檢索技巧教導，以及各種檢索資訊來源的介紹開始。
檢索確實威力無窮。
曾經有一個時代，距今不遠，檢索是一門相當高深的學問。1980-1990年代雖然已經有電腦化的資料庫系統，圖書館買下昂貴的光碟資料庫，架設與國外資料庫的連線，邁向超越紙本、大量資訊的時代。但只有掌握特定工具與技能的專業圖書館員，才能擔負起檢索的工作。圖書館員必須熟悉各種資料庫系統的特色、檢索欄位以及指令。並且，檢索費用高昂，每一次檢索都要付三種費用：按時間算的連線費、每下一個關鍵字都要支付檢索處理費、檢索到了下載資料要付資訊呈現費。即使到現在，還是有許多學術資料庫系統的介面，繼承了當年資料庫檢索的精神。一般來說，都需要透過相當的訓練與學習，才可能上手。在這個時代，只要掌握檢索的技巧，等於掌握了取得要解決問題的資訊的能力。
電腦網路技術的發展，使得檢索工具的能越來越進步。終於，我們大多數人都已經習慣在網際網路上檢索我們所需的資訊。只要會簡單的關鍵字，網路的搜尋引擎幾乎可以找到大部分的我們日常生活需要的資訊。檢索再也不需要玄妙的檢索指令，人人都可以找出讀也讀不完的資訊。這讓我們以為，我們所有的問題都可以用檢索來解決了。
但是，這可能錯了。
實際上，我們日常生活中並不總是用檢索的方法回答心中的疑問。例如：「今天晚上要約會吃哪家餐廳好呢？」「假日該租哪一部電影光碟來看比較好？」「明天的聚會我要怎麼搭配我衣服才好看？」
這些疑問，都不見得有一個明確的答案。即使有一個無所不能的搜尋引擎，我們也不會知道怎樣下合適的關鍵字。不過，通常事到臨頭，總是有人能夠給予我們適當的建議，解決我們的燃眉之急。這時，我們當然會認為這位好朋友是「有知識的」，而不僅僅是「富有資訊的」。以上的小故事給了我們一種洞見，就是「搜尋是一個十分有效的資訊管理策略，但並不見得是一個好的知識管理策略」。有許多狀況，搜尋不但無法幫助我們解決問題，反而讓我們誤以為「問題似乎已經被解決了」的假象，而使得真正的問題被不盡然正確的資訊塘塞擱置，延遲了達到真正的理解的時機。
因此，本文在此，大膽的主張：如果要由「個人資訊管理」提升到「個人知識管理」，我們必須反向思考。也許，放棄以「凡事搜尋」的習慣，轉向「訂閱」，是發展個人知識管理的更重要的策略。
資訊掌握策略的分類
就認知科學的角度，一個人所以能夠理解資訊意義，是因為他有一個認知的基模或架構，賦予資訊意義。根據社會建構學派的說法，這個認知架構是在人類成長過程中，受到後天學習以及社會互動過程中，所逐步建構而成的。我們所接受到的訊息，都會與這個認知架構比對，並區分為與既有記憶中較類似的訊息，以及與既有記憶所沒有的訊息。
因此，當我們一接受到資訊，我們會就此訊息與認知架構進行比對，不同的組合適合不同的資訊掌握策略：
第一種，所謂「認知架構內的已知資訊」，通常就是我們知道，但不一定能夠牢牢記住的資訊。例如：親朋好友的電話、住址之類的。我把這類資訊，稱為「簡單事實」。這便是「個人資訊管理」所最能發揮的空間。只要能善用PDA、手機、電腦軟體、萬用手冊、網際網路檢索等等資訊工具，都能夠有效的管理這類簡單事實資訊。但是，這種策略可能只會讓我們的知識停滯不前。因為我們只需要在既有的認知架構下，不停的儲存資訊、提取資訊，這只會訓練我們成為一個有效的「資訊工作者」而已。
而針對第二種資訊類型，持續的關注與訂閱正是最有效的策略。這種資訊並不要求我們必需要重新打造一個新的認知架構，因此是可以在日常生活中，無時無刻就可以實踐的。另一方面，由於我們通常只能挑選部份主題領域進行關注，這也有助於我們能一步步深化與發展已經有基礎的知識。
由於這次主要討論的是搜尋與訂閱的差異，所以第三類與第四類資訊，請容我賣個關子，就先點到為止。
以訂閱取代搜尋
南方碩曾在某個訪談中提到：「很多很有學問的朋友，在那個領域專精到某種程度之後，還在搞什麼學問? 有些回答說，哪裡搞什麼學問，就只是天天在“摸行情”啊。很多東西到了碩士後期、博士之後，都沒有教科書啦，就只是讀期刊，或讀該行業每年的年度評論，因為年度評論裡面就是這個領域的超級大人物，他們講的大概就是我們今年熱門的題目，這就是行情! 」(〈南方朔：世界的複雜不是沒有意義的〉，於《他們說》，網路與書出版社，2007。)
這些領域專家，並不總是從檢索開始他們的接收資訊活動。對領域專家而言，檢索太累了，太沒有效率了，如果每次資訊取得都是從檢索開始，還必須從檢索的結果中過濾掉大多數是自己已然知道的資訊。相反地，這些專家通常是「監視」某些特定的資訊管道，只關心動態變動的資訊。
其實每個人都已經熟悉訂閱這種行為了。我們可能因為興趣按時收聽特定廣播節目，或是訂閱某種雜誌，一定會翻閱報紙的某種專欄，甚至收集某個喜愛的作家的作品，等等。這些都是在實體世界中的訂閱行為。圖書館服務中提供的「新知訂閱服務」，也是一種運作多年的數位化的訂閱服務。但是，在大眾媒體是傳播主流的時代，能夠被自由運用的訂閱類型，仍然有限。而且只有相當規模的知識社群，才可能建立自己主題性的媒體傳播管道，而成為某些特定領域愛好者的訂閱平台。
到了這個網路資訊服務無所不在的時代，訂閱服務得到更大的自由發展空間，也有更多的資訊選擇。例如：如果有位仁兄想要關心有關「圖書館」的相關資訊或新聞，他應該怎麼做？訂閱中國圖書館學會的會報？似乎刊期太長。收集各個圖書館發行的刊物？太麻煩。報紙是一個管道，但是有關圖書館的資訊不是常常能夠見報；而且常常是這個報一點，那個報一點的。常態性的廣播節目？電視節目？我們更是想都不敢想。以往，我們寄望有人能夠開辦一份「報導圖書館內大小事」的雜誌，希望能有個機構，聘用一群記者與編輯，就好像美國有各種的Library Journal一樣，為我們提足夠的資訊報導。不過，實際上我們並沒有足夠的市場供給一份圖書館專業雜誌的維運。並且，出版業也是越來越不景氣，寄望於雜誌媒體幾乎是不可行的方法。
所幸，資訊與網路科技的發達，也進一步降低了內容發表與出版的成本。因此，我們還有許許多多的網路數位內容可供取用。因此，以下將就我自己的經驗與習慣，與各位分享一些工具與技巧。